Der Urlaub gehört zu den schönsten Wochen des Jahres. Er bietet vielfältige Gelegenheiten, sich vom alltäglichen Job zu erholen und bestenfalls den Beruf vorübergehend ganz zu vergessen. Das gelingt dann besonders gut, wenn die Ferien ausserhalb des Wohnortes und des gewohnten Lebensumfeldes verbracht werden können. Doch bevor der Urlaub beginnt, sind am Arbeitsplatz vielfältige Vorkehrungen zu treffen. Das ist der Unterschied zwischen Ferien und einer plötzlichen, krankheitsbedingten Abwesenheit. Insofern lassen sich Ferienabwesenheit und Beruf sowohl gut planen als auch bestens miteinander verbinden.
Im Job gilt der Grundsatz, dass jeder ersetzbar ist. Für eine geplante Abwesenheit wie die Ferien lässt sich diese Situation gut vorbereiten. Diese Vorbereitung ist umso besser, je weniger es auffällt, dass der Betreffende in Urlaub ist. Das gilt sowohl für Mitarbeiter im Team als auch für Aussenstehende. Sämtliche Massnahmen für die Ferienabwesenheit müssen auf jeden Fall frühzeitig abgeschlossen sein. Die als E-Mail aktivierte Abwesenheitsnotiz, die automatisch als Antwort auf jede E-Mailzuschrift versendet wird, ist eine wichtige Information. Deren Aktivierung ist mit wenigen Eingaben erledigt. Diese Antwort-Mail lässt sich inhaltlich ganz bedarfsgerecht gestalten. So können beispielsweise Name und E-Mailadresse eines Vertreters direkt benannt werden, oder der Hinweis darauf anbringen, dass die E-Mailzuschrift unmittelbar an die Ferienvertretung weitergeleitet worden ist. Damit ist der „externe Bereich“ abgedeckt. Dass der eigene Festnetzanschluss an die Ferienvertretung weitergeleitet, also umgestellt wird, ist eine routinemässige Selbstverständlichkeit.
Ebenso wichtig, aber deutlich aufwändiger ist der „interne Bereich“. Hier muss sichergestellt sein, dass während der Ferienabwesenheit alles reibungslos weiterläuft. Pendente Arbeitsvorgänge müssen der jeweils zuständigen Vertretung, zusammen mit den notwendigen Erläuterungen, übergeben werden. Das gilt sowohl für Akten als auch für elektronischen Schriftwechsel mit E-Mails und Dateien. Da der Zugriff auf den eigenen, passwortgeschützten PC ein No-Go ist, muss die Vertretung alles Relevante, wie es genannt wird, überspielt bekommen. Persönliche Zugriffsberechtigungen auf andere passwortgeschützte PCs sowie Dateien müssen weitergegeben, und individuelle Zeichnungsbefugnisse temporär für die Ferienabwesenheit geändert werden. Zwischen der Übergabe an die Mitarbeiter und dem Ferienbeginn muss noch ausreichend Zeit und Gelegenheit für Rückfragen bleiben. Die Übergabe ist das eine, das dazugehörige Verstehen der Kollegen das andere. Mit der reinen Aktenübergabe ist es nicht getan. Zum verantwortungsbewussten Handeln gehört es auch, die Ferienvertretung dazu in die Lage zu versetzen, nahtlos dort weiterzumachen, wo der Urlauber aufgehört hat. Und geradezu ideal ist es, wenn der Vorgesetzte von der Abwesenheit möglichst wenig mitbekommt, wenn also alles reibungslos so weiterläuft.
Im Anschluss an die Ferienabwesenheit wird alles wieder rückwärts abgewickelt. Das dauert dann erfahrungsgemäss einige Tage, bis sich der Ferienrückkehrer selbst wieder in seinen eigenen Job eingearbeitet hat.
